Phác hoạ cuộc kiểm toán và các vấn đề về kiểm toán doanh thu và hệ thống kiểm soát nội bộ

Phỏng vấn Mike Schamberger - Giám đốc quản lý rủi ro của Grant Thornton LLP chuyên về cung cấp dịch vụ cho các Doanh nghiệp hoạt động trong thị trường Công nghệ cao, gồm cả Doanh nghiệp Khối Nhà nước và tư nhân thuộc ngành Bưu chính viễn thông, Phần mềm, Phần cứng, Dịch vụ tư vấn Công nghệ thông tin và Công nghệ Sinh học.

Ông là người đứng đầu của Văn phòng “Technology Industry Practice” tại Chicago, và là một trong 4 thành viên của “ Grant Thornton’s National Technology Industry Practice Leadership Team”.

Sau đây là Bài phỏng vấn của RevenueRecognition.com liên quan đến các vấn đề chung của cuộc kiểm toán, kiểm toán doanh thu và hệ thống kiếm soát nội bộ.

Câu hỏi: Khách hàng cần chuẩn bị những gì trước khi các Kiểm toán viên tới làm việc?

Trả lời: Trước khi Kiểm toán viên tới, thì điều đầu tiên là khách hàng cần có một hệ thống Kiểm soát nội bộ đủ mạnh để đảm bảo rằng các Báo cáo tài chính không bao gồm các sai sót trọng yếu. Thứ hai, lập Kế hoạch là nhân tố chính dẫn tới sự thành công của quá trình Kiểm toán. Trước khi bắt đầu Công việc Kiểm toán (Fieldwork), Khách hàng phải chắc chắn rằng Kiểm toán viên của họ sẽ gặp gỡ Ban giám đốc và các thành viên phòng Kế toán để xác định thời gian hoàn thành Công việc Kiểm toán. Trong suốt quá trình Họp để lập Kế hoạch Kiểm toán, Kiểm toán viên trình Ban giám đốc Bản Kế hoạch làm việc (Listing of schedules) mà khách hàng cần chuẩn bị.

Bản Kế hoạch này phải được hoàn thành trước khi cuộc Kiểm toán bắt đầu và sẽ bao gồm: Các bảng tính (spreadsheets), Chứng từ gốc (source documents), Biên bản Họp Hội đồng quản trị, các hợp đồng quan trọng - Toàn bộ các tài liệu dùng để lập Báo cáo Tài chính. Đây là bản danh sách rất dài và đòi hỏi khách hàng rất nhiều thời gian để hoàn thành.

Câu hỏi: Những lỗi nào Khách hàng dễ mắc phải nhất khi bắt đầu cuộc Kiểm toán?

Trả lời: Lỗi phổ biến nhất là Khách hàng chưa khoá sổ Kế toán và hoàn thành các điều chỉnh liên quan tới tài khoản Kế toán. Dẫn tới, quá trình Kiểm toán trở nên thiếu hiệu quả và thông thường là mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với ước tính ban đầu. Và khi có sự hiện diện của Kiểm toán, khách hàng có thể sẽ khoá sổ kế toán một cách vội vàng, đồng thời cũng chưa hoàn thành các điều chỉnh để xác định số dư tài khoản cuối cùng một cách chặt chẽ. Khi điều này xảy ra, thì khả năng sẽ có các điều chỉnh trọng yếu liên quan tới Báo cáo tài chính là cần thiết.

Một lỗi thứ hai là khách hàng không đáp ứng hết các Kế hoạch về thời gian biểu làm việc ban đầu như yêu cầu của Kiểm toán viên. Theo kinh nghiệm, tôi đã gặp rất nhiều trường hợp, khi công việc Kiểm toán bắt đầu thì khách hàng mới chỉ hoàn thành một phần tư yêu cầu, phần còn lại được cung cấp thêm trong quá trình kiểm toán. Chúng tôi thường kết thúc các công việc kiểm toán ban đầu và sau đó phải đợi khách hàng hoàn thiện nốt các phần việc còn lại. Điều này, lại một lần nữa, làm cho chúng tôi trở nên thiếu hiệu quả và cuộc kiểm toán sẽ kéo dài hơn. Các doanh nghiệp cần lưu ý rằng trong suốt mùa kiểm toán bận rộn, các Kiểm toán viên sẽ phải làm việc trong khoản từ 60 đến 80 giờ một tuần và thường kết thúc công việc kiểm toán tại khách hàng sớm hơn so với khách hàng dự kiến.


Câu hỏi: Kiểm toán viên thường quan tâm đến vấn đề nào, và vấn đề nào thường cần nhiều thời gian nhất?

Trả lời: Hai vấn đề cần nhiều thời gian nhất khi Kiểm toán các Công ty về Công nghệ là Doanh thu và nợ/vốn. Doanh thu cần nhiều thời gian để kiểm toán là do khách hàng phải công bố chính thức và giải thích các vấn đề liên quan đến xử lý doanh thu ra công chúng dẫn tới rủi ro trong việc có sai sót trọng yếu tăng lên. Kiểm tra thông thường bao gồm việc chọn một số hợp đồng có trên sổ sách trong năm và xem xét tính đúng đắn của việc ghi nhận doanh thu của các hợp đồng này. Việc kiểm tra doanh thu bao gồm: Đọc kỹ hợp đồng và thu thập các tài liệu hỗ trợ. Chúng tôi cũng nhận thấy rằng ở các công ty Công nghệ cao cấu trúc vốn/nợ đặc biệt phức tạp hơn là ở các ngành khác - điều này làm tăng khả năng dẫn tới các sai sót. Các công ty Công nghệ có khuynh hướng sử dụng cả vốn vay và vốn huy động để đầu tư, có thể bao gồm các công cụ phái sinh, hợp đồng quyền chọn, chứng chỉ quỹ và hợp đồng quyền bán/mua. Kế toán trong lĩnh vực này là rất phức tạp - chúng tôi gọi nó là kế toán siêu cao cấp (hyper-complex accounting).

Câu hỏi: Ngài có thể kể một chút về quy trình kiểm toán việc ghi nhận doanh thu?

Trả lời: Việc đầu tiên là xem xét chính sách và thủ tục ghi nhận doanh thu của Công ty để đảm bảo rằng chúng phù hợp với các quy định kế toán đang được áp dụng. Một khi kiểm toán viên cảm thấy yên tâm rằng các chính sách và các thủ tục trên là phù hợp, việc kiểm tra chi tiết tới hợp đồng sẽ được thực hiện. Thông thường Kiểm toán viên sẽ chọn lựa các hợp đồng mà theo họ là trọng yếu - khái niệm này thay đổi tuỳ vào từng công ty. Và sau đó, Kiểm toán viên sẽ đọc các hợp đồng này cộng thêm cả các phụ lục hợp đồng được lập trong suốt năm. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng doanh thu được ghi nhận trên Báo cáo tài chính một cách đúng đắn. Kiểm toán viên cũng kiểm toán luôn cả các doanh thu chưa thực hiện được ghi nhận vào doanh thu trong năm.

Thêm vào đó, KTV cũng sẽ lựa chọn các hợp đồng nhỏ hơn để kiểm tra, mặc dù chúng không phải là trọng yếu, để đảm bảo rằng doanh thu của các hợp đồng này cũng được ghi nhận một cách chính xác.

Câu hỏi: Điều luật Sarbanes-Oxley (SOX) (Đạo luật yêu cầu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Mỹ) làm cho quá trình này đơn giản hơn hay phức tạp hơn, thưa ông?

Trả lời: Với điều luật Sarbanes-Oxley quá trình này trở lên đơn giản hơn một chút vì các Công ty hiện nay đã phác thảo các chính sách và thủ tục ghi nhận doanh thu và các quy định liên quan đến từng trường hợp ghi nhận doanh thu cụ thể. Những điều này đã làm tăng các bằng chứng trợ giúp cho việc đảm bảo rằng doanh thu đã được ghi nhận đúng đắn. Hơn nữa, chính sách ghi nhận doanh thu đã được truyền đạt cho bộ phận bán hàng. Điều tôi nhận thấy trong các thông lệ tốt nhất ngày nay là các nhân viên bán hàng hiểu được việc ghi nhận doanh thu và thậm chí các thay đổi nhỏ trong hợp đồng có thể có ảnh hưởng lớn tới việc ghi nhận doanh thu như thế nào?

Câu hỏi: Tại sao Ông lại nghĩ vậy?

Trả lời: Tôi nghĩ đó là kết quả của điều luật Sarbanes-Oxley. Rất nhiều Công ty đại chúng đang nỗ lực để đào tạo lực lượng bán hàng của họ.

Câu hỏi: Vấn đề nào thường là phức tạp nhất trong cuộc kiểm toán?

Trả lời: Không có vấn đề nào cụ thể, mà cuộc kiểm toán có thể trở lên phức tạp một cách bất ngờ. Ví dụ, một công ty tham gia một hợp đồng đặc biệt mà không hiểu thấu đáo các hệ quả kế toán của hợp đồng này. Không may, thường là sự cố chỉ xảy ra khi bộ phận quản lý khoá sổ và đột nhiên phát hiện ra vấn đề - hoặc tồi tệ hơn - các Kiểm toán viên phát hiện ra vấn đề mà khách hàng không biết là vấn đề này tồn tại. Khi điều này xảy ra, các Kiểm toán viên cấp cao, các trưởng đoàn hoặc giám đốc cuộc kiểm toán (Audit partner) cần dành nhiều thời gian hơn để tìm hiểu và giải quyết tình huống này. Các vấn đề này cần đặc biệt chú ý đối với các nhà đầu tư áp dụng phương pháp phân tích kỹ thuật, làm tốn thêm nhiều thời gian và công sức.

Câu hỏi: Kiểm toán viên có vai trò gì trong việc giúp khách hàng cải thiện quy trình làm việc của họ hay không?

Trả lời: Có chứ. Khi chúng tôi bắt gặp các chính sách và thủ tục cần phải cập nhật, hoặc chúng tôi thấy có các thông lệ tốt có thể đem lại lợi ích cho khách hàng, thì chúng tôi sẽ đưa các vấn đề này vào thư quản lý trình cho Ban giám đốc của Công ty. Đó là một phần công việc bình thường trong quá trình của Kiểm toán.

Câu hỏi: Với điều luật Sarbanes-Oxley thì vai trò của kiểm toán viên có sự thay đổi căn bản nào?

Trả lời: Với điều luật Sarbanes-Oxley thì vai trò của kiểm toán viên có sự thay đổi căn bản là ở chỗ, đối với các khách hàng sớm áp dụng điều luật , các kiểm toán viên cần phải đưa ra ý kiến về các đánh giá của Ban giám đốc và ý kiến về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Điều luật Sarbanes-Oxley trước đây thì không quy định điều này.

Câu hỏi: Ngài đã nói khá lâu về điều luật Sarbanes-Oxley, chúng ta sẽ kết thúc chủ đề này với một câu hỏi. Liệu các Công ty đại hiện nay có hoạt động tốt hơn với điều luật Sarbanes-Oxley và họ có cảm thấy thoải mái với điều luật này hay không?

Trả lời: Câu trả lời còn tuỳ thuộc vào các Công ty. Những Công ty đã nhanh chóng áp dụng các quy định điều luật SOX 404 trong vài năm cảm thấy khá thoải mái. Họ hiểu rõ các quy định, họ có sẵn hệ thống kiểm soát của mình và đã được lập thành văn bản. Và họ đã có thể giao trách nhiệm quy định trong SOX 404 tới các cấp quản lý và nhân viên một các thích hợp. Về tổng thể, các công ty sớm áp dụng đạo luật này thích ứng khá nhanh các yêu cầu của luật đối với Ban giám đốc, đối với Kiểm toán viên và mối liên hệ giữa kiểm toán viên với Ban giám đốc.

Sẽ có sự ngập ngừng và lo lắng đối với các Công ty chưa sớm áp dụng điều luật. Các công ty này sẽ phải tuân thủ điều luật Sarbanes-Oxley 404 lần đầu tiên vào năm 2007, và cho kỳ kiểm toán đầu tiên của họ vào năm 2008. Một số cơ quan Công vụ đã cùng làm việc nhằm đưa ra các chỉ dẫn cho các Công ty này. Uỷ ban chứng khoán quốc gia (SEC) và ban giám sát kế toán các công ty đại chúng (PCAOB – The Public Company Accounting Oversight Board) đang xem xét các hướng dẫn trên và Uỷ ban quốc tế về kiểm soát nội bộ (“COSO”) mới đây đã đưa ra một bản hướng dẫn thực hiện cho các doanh nghiệp nhỏ với tên gọi: “ Kiểm soát nội bộ dựa trên Báo cáo tài chính - hướng dẫn dành cho các Công ty Đại chúng loại nhỏ”.

Câu hỏi: Vậy rốt cuộc là có sự chỉ dẫn nào để các Công ty tư nhân làm theo hay không?

Trả lời: Một số doanh nghiệp tư nhân tình nguyện áp dụng SOX 404. tuy nhiện hiện chưa có một điều luật nào bắt buộc các Công ty này phải chấp hành SOX 404. Hiện nay, với các Công ty tư nhân điều luật này được xem là thông lệ tốt nhất.

Nguồn: Webketoan

Kiểm soát Mua hàng

3.1 Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng

3.1.1 Rủi ro

Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.

3.1.2 Giải pháp

Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.

Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.

3.2 Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp

3.2.1 Rủi ro

Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.

3.2.2 Giải pháp

Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác.

Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.

3.3 Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

3.3.1 Rủi ro

Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.

3.3.2 Giải pháp

Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó.

Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.

Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua.

3.4 Nhận đúng hàng

3.4.1 Rủi ro

Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách.

3.4.2 Giải pháp

Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thể được, và chức năng đặt hàng.

Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp.

Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp.

Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành.

3.5 Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành

3.5.1 Rủi ro

Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp.

3.5.2 Giải pháp

Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hóa đơn nhận được đã được hạch toán.

Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ.

Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.

3.6 Thanh toán mua hàng chính xác

3.6.1 Rủi ro

Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.

3.6.2 Giải pháp

Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán.

Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán.

Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước.

Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.

(Theo Mekongcapital)

Kiểm soát nội bộ p2:Kiểm soát Bán hàng và Giao hàng

2.1 Cam kết hợp lý về lịch giao hàng

2.1.1 Rủi ro

Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng.

2.1.2 Giải pháp

Công ty nên áp dụng một cách thức là nhân viên bán hàng cần nhận được từ trước sự phê duyệt của phòng kế hoạch sản xuất trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác là phòng kế hoạch sản xuất định kỳ trình lên phòng kinh doanh bản báo cáo về công suất sản xuất còn lại.

2.2 Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện

2.2.1 Rủi ro

Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.

2.2.2 Giải pháp

Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số trước và phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đơn này nên phản ánh cụ thể:

• quy trình bán hàng liên quan;

• từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa các đơn hàng khác nhau;

• đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng; và

• đã kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc, đối với những khách hàng mới thì cần có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng.

2.3 Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý

2.3.1 Rủi ro

Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.

2.3.2 Giải pháp

Người hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng.

Hơn nữa, công ty nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thông tin về khách hàng. Trong điều kiện lý tưởng, công ty nên có một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt trẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Vì các công ty Việt Nam có thể có khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng nước ngoài, chúng tôi gợi ý các công ty nên luôn luôn dùng L/C đối với khách hàng nước ngoài và ngân hàng phát hành L/C phải lớn và có uy tín.

2.4 Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng

2.4.1 Rủi ro

Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách không chính xác làm cho khách hang phàn nàn, không chấp nhận hàng hoá đã giao hoặc dẫn đến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm.

2.4.2 Giải pháp

Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể tiến hành giao hàng.

Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển. Ngoài ra, nếu Công ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó.

Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.

2.5 Lập hoá đơn chính xác

2.5.1 Rủi ro

Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.

2.5.2 Giải pháp

Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào: 1) phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận; 2) đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng; và 3) hợp đồng giao hàng, nếu có. Công ty nên ghi lại trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu.

Công ty nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên hoá đơn.

Một người độc lập như kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ nên tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hoá đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiên hoặc là đối với những hoá đơn vượt quá một giá trị nhất định.

2.6 Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt

2.6.1 Rủi ro

Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.

2.6.2 Giải pháp

Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không hạch toán. Mối nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp tiền.

Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng giúp làm giảm bớt rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt.

Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hoá đơn ở các điểm bán hàng trong một số trường hợp cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và bản ghi nội bộ về giao dịch trên tệp tin máy tính hoặc băng từ được khoá trong máy. Tệp tin hoặc băng từ không được để cho thủ quỹ tiếp cận.

Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn.

Cuối cùng, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản.

(Theo Mekongcapital)

Giới thiệu về Kiểm soát Nội bộ (Phần 1)

1.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;

• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;

• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;

• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và

• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.

1.2 Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ

Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một số nguyên tắc chung:

• Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;

• Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;

• Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;

• Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;

• Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;

• Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;

• Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;

• Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;

• Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.

1.3 Vai trò của kiểm toán nội bộ

Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên cua phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán.

Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:

• việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty;

• việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và

• xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.

Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.

Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có trên 11 cổ đông phải có Ban Kiểm soát. Mặc dù vai trò và quyền hạn của Ban Kiểm soát theo Luật Doanh nghiệp không rõ ràng ở một mức nào đó, nhưng có khả năng Ban Kiểm soát đóng vai trò của kiểm toán nội bộ như miêu tả trên.

(Theo Mekongcapital)